1.2 Zuordnung zur Standardhierarchie
Geschieht durch den Systemadministrator (stark limitierter Zugriff). Zusatz: Die Standardhierarchie gilt als H1.
Rechnungswesen > Controlling > Kostenstellenrechnung > Stammdaten > Kostenstellengruppe > Ändern
1.1 Das Anlegen von Kostenstellengruppen und der Kostenstellen-Standardhierarchie
Hier wird eine Musterfirma (Firma XY) geschaffen, die in beliebig vielen Kostenstellengruppen (Verwaltung, Vertrieb, Europa, …) untergliedert wird. Es ist die Grundlage für die Standardhierachie.
Rechnungswesen > Controlling > Kostenstellenrechnung > Stammdaten > Kostenstellengruppe > Anlegen
Umlage
Eine Umlage geschieht auf Grundlage einer statistischen Kennzahl. Die Kennzahl kann eine Maßeinheit wie Stunden, Fläche oder auch Anzahl der Mitarbeiter sein. So bekommt z.B. Die Abteilung HR doppelt so viel Heizkosten wie das Sekretariat zugebucht, da ihre Büroräume auch doppelt so groß sind. Das ganze kann auch aufgrund von festen Prozentsätzen geschehen.
Bei den entsprechenden statistischen Kennzahlen wird zwischen Festwerten und Summernwerten unterschieden. So ist eine Größe wie die Anzahl von Mitarbeitern ein Festwert, der unter dem Strich in einem Durchschnitt ausgedrückt werden muss. Wird aber anhand von Telefoneinheiten abgerechnet, wird am Ende des Geschäftsjahres summiert, um den Anteil der Abteilung am Gesamtaufkommen zu sehen.
Verteilung
Bei Verteilungen liegt der Fokus auf die verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten im Bereich der Primärkosten (Sachkonten). Sö können anhand der Verteilung Telefon- Strom- o.ä. Kosten anhand von statistischen Kennzahlen prozentual oder über feste Werte
Manuelle Umbuchungen
Bei einer manuellen Umbuchung können verschiedene Beträge von einer Kostenstellen auf die andere gebucht werden. So können zum Beispiel 200 € Heizkosten auf die Kostenstelle X21 Produktion gebucht worden sein. In einer manuellen Umbuchung werden dann aber 100 € davon auf die Kostenstelle X22 Fertigung gebucht werden. Zwar liegt der Ursprung der 200 € in einem Sachkontenbeleg der FI, die Buchung der 100 € werden diesem Beleg aber im Nachhinein aber nicht mehr zugeordnet.
Umbuchung von Einzelposten
Bei der Umbuchung von Einzelposten hingegen, bleibt der Bezug zum FI-Belegt erhalten. Im oberen Beispiel würde das aber Bedeuten, dass ich nur die kompletten 200 € auf X22 schieben kann, indem ich die Kontierung ändere.
Profitcenter-Rechnung
Ein Profitcenter ist eine Management-Organisationseinheit. Anhand dieser Center können verschiedene interne Unternehmensbereiche eingerichtet werden. Durch die Profitcenter-Struktur können individuelle Betriebsergebnisse nach dem Gesamtkostenverfahren ermittelt werden, die jede Einheit für sich zu verantworten hat. Die Erfassung von Daten auf Profitcenter ist eher eine statistische Angelegenheit (ungleich einer echten Buchung) und wir daher auch als eine Schattenkontierung bezeichnet. Echte Buchungen finden wie gehabt im Bereich der Kostenstellen und Innenaufträgen statt.
Infosystem
Merken:
Report-Painter- / Report Writer Berichte -> Summensätze
Einzelpostenberichte -> Einzelposten !
Im Infosystem ist man in der Lage sich mit Doppelklicks durch die drei Ebenen der Berichte zu hangeln. In der ersten Ansicht findet sich der Summenbericht. Bei einem Klick in eine Kostenarten lassen sich die Einzelposten anzeigen. Mit einem weiteren Klick kommt man über einen Einzelposten in den Ursprungsbeleg.
Primäre Kostenarten
Kostenarten sind kostenrelevante Positionen, die der Erfassung der Gesamtkosten dienen. Im Controlling wird hierbei noch zwischen primären und sekundären Kostenarten unterschieden.
Primäre Kostenarten im Controlling sind dabei Kosten, die aus den vorgeschalteten Modulen entstehen. So zum Beispiel der Finanzbuchhaltung, der Personalabteilung der Materialwirtschaft oder dem Vertrieb. Diese Kostenarten stellen die Grundlage für die Finanzbuchhaltung sowie die angegliederte Gewinn- und Verlustrechnung dar.
Zu merken: Primäre Kostenarten sind alle Kostenarten, die in der Finanzbuchhaltung ein Sachkonto (z.B. 4760000) haben.
Sekundäre Kostenarten
Sekundäre Kostenarten tauchen vor allem im Zusammenhang mit der internen Leistungsverrechnung auf. Sie sind ein Instrument des Controllings um Leistungen zu definieren, die verschiedene Kostenstellen erbringen, aber nicht mit den Sachkonten der Finanzbuchaltung (Einheit: Geld) illustriert werden können. Beispiel Werkstattstunden. In diesem Bereich wird eine Leistungsart anhand einer Zeit- oder Mengeneinheit erschaffen.
Sekundäre Kostenarten werden dabei lediglich innerhalb des Controlling-Moduls gebucht und haben keinen Einfluss auf GuV-Konten (Aufwand, Ertrag). Nichts desto trotz resultieren sie aus den Aufwandskosten der Finanzbuchhaltung.
Sekundäre Kostenartengruppen: Gemeinkostenzuschläge, Umlage, Verrechnung Leistung / Prozesse.
Im Controlling tauchen dabei drei wesentliche “Kostenarten” auf
Controlling
Primäre Kostenarten
- Primäre Kostenart
- Kalkulatorische Kostenart
- Externe Auftragsabrechnung
Sekundäre Kostenarten
- Interne Leistungsverrechnung
- Umlage
- Gemeinkostenzuschläge
- Interne Auftragsabrechnung
Erlösarten -> Ertragskonto
- Erlösart
- Erlösschmälerung
Weitere Informationen zu allen Kostenarten im System, gibt es im
besten SAP-Buch, das ich bisher gefunden habe.
Definition: Ein Innenauftrag ist eine Maßnahme oder ein Event der innerbetrieblichen Kostenentstehung.
Für Innenaufträge können optional auch noch Gemeinkostenaufträge angelegt werden. D.h., dass die anfallenden Gemeinkosten mittels eines solchen Auftrags auch noch zwischengerechnet werden, ehe die Kosten in die Kostenrechnungskreise der Firma verteilt werden.
Was sind vorgangsbezogene Buchungen in das CO durch Integration?
Stammdaten = Kostenarten, Kostenstellen, Leistungsarten, Statistische Kennzahlen
Bewegungsdaten = Einzelposten, Summendaten
Kostenstelle = Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Ort im Unternehmen (nach Kriterien der Funktion, Örtlichkeit, oder abrechnungstechnisch) an dem Kosten entstehen. Diese Kosten werden auch entsprechend an dieser Kostenstelle verantwortet.
Kostenstellen (wie z.B. Produktions-Segmente, Vertrieb, etc.) können zu Kostenstellengruppen wie Verwaltung, Produktion oder größeren Eiheiten wie Abteilung Europa zusammengefasst werden.
Kostenstellen, Kostenarten, Leistungsarten und Profitcenter sind immer ab dem 01.01. eines Geschäftsjahres zu buchen.
Um sich über Stamm- und Bewegungsdaten einzulesen ist es in den meisten Fällen recht sinnvoll, sich noch einmal einem SAP-Grundkurs zu widmen.
Position des Controlling im System
Das Controlling ist vielen Etappen der Wertschöpfung beigeordnet. So zum Beisipel den Gemeinkostenposten, dem Produkt oder auch der Ergebnisrechnung. Im Gegensatz zum Finanzwesen, das eher den Input aus Materialwirtschaft, Personal und Produktion liefert.
Dem Prozess steht ein Ergebnisobjekt zu Ende.
Die verschiedenen Organisationseinheiten eines Betriebes können in vier Ebenen unterteilt werden.
| Ebene |
Beispiel |
| Ergebnisbereich |
das Ergebnisobjekt |
| Kostenrechnungkreis |
Gemeinkosten (Kostenstellen, Leistungen, Innenaufträge, …) Produktkosten (Fertigung, bew. Material, Aufträge) |
| Buchungskreis |
Finanzwesen (Daten aus Werk bezogen) |
| Werk |
Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb |
Gemeinkostencontrolling
Verschiedene Zielgruppen des Rechnungswesen liegen außerhalb und innerhalb des Unternehmens. So sind zum Beispiel juristische Interessenten wie Behörden oder der Gesetzgeber an einem finanzbuchhalterischen Reporting interessiert, während interne Gruppen wie Investoren oder Mitarbeiter oft auch auf Controlling Daten zugreifen möchten.
Dabei ist zu beachten, dass die Finanzbuchhaltung ihre Arbeit in einem gesetzlichen Rahmen und dessen Standards ausübt, während das Controlling flexibler in der Aufbereitung von Daten und deren Zuordnung agieren kann. Dies erfordert auch meist die Trennung von FI und CO.
Controlling Submodule
| Submodul |
Aufgabe |
| Gemeinkostencontrolling |
Optimierung interner Prozesse
Effektivität von Abteilungen |
| Produktkostencontrolling |
- Produkte, Projekte, Prozess
- Zuordnung der Kosten
- Wie kostenaufwendig ist Output? |
| Ergebnisrechnung |
- Konzern, Märkte, Regionen
- Wie lukrativ sind einzelnen Einheiten? |
+ Profitcenter
+ Kostenarten
Finanzbuchhaltung
Relevanz für praktischen Teil: Hauptbuch / Buchung
Hier werden im Hauptbuch anfallende Ein- und Ausgaben den verschiedenen Sachkonten zugeordnet. Dies ist für das Controlling zwar Voraussetzung, aber in den meisten Fällen nur der Ausgangspunkt für die Strukturierung von Kostenströmen. Außerdem Kreditoren- und Debitoren-Buchaltung in den Nebenbüchern.
Weitere Elemente:
- Kostenartenrechnung
- Kostenträgerrechnung
- Projektrechnung
- Ergebnisrechnung
- Profitcenterrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Unternehmenscontrolling
Die Dreisystemlandschaft
Das System ist in drei Landschaften unterteilt. Dies beschreibt lediglich die Tatsache, dass es ein Entwicklungssystem gibt, in dem Programmierer die Software bedarfsgerecht weiterentwickeln und verbessern können. Im Testsystem können diese Entwicklungen vor dem Launch getestet werden (vgl. Beta) ohne dass Echtdaten zum Einsatz kommen. Erst im Produktivsystem wird vollständig mit dem System auf einer operativen Ebene gearbeitet.
